Peut-on dématérialiser les documents de paie?

Quelle forme doit revêtir le registre unique du personnel et peut on dématérialiser les registres d’entrée sortie du personnel, livre de paie voire feuille de paie ?

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre. Si l’employeur choisit d’utiliser d’autres moyens que le support papier – informatiques notamment – ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier. A lire ici

Les traitements informatisés des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel) sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu’ils répondent aux conditions fixées par la Délibération CNIL n° 2004-097 du 9 décembre 2004.

Quelles sont les sanctions en cas d’infraction ?

En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté. Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe (750 € au plus pour les personnes physiques, 3 750 € au plus pour les personnes morales), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Textes de référence

– Articles L. 1221-13 à L. 1221-15, L. 8113-6 (supports informatiques) et D. 1221-23 à D. 1221-27 du Code du travail.

– L 1121-14 et L 8113-2 et 6 et D1221-27

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